La digitalización de un bufete de abogados no es primordialmente un proyecto técnico. Es un proyecto de confianza: con sus herramientas, con sus socios y con quienes los respaldan. El testimonio del Lic. Kevin Guillet, socio fundador de Proxima Legal en Lausana, ilustra lo que un bufete espera realmente al estructurar su base digital, independientemente de su tamaño.
Proxima Legal abrió sus puertas el 1 de septiembre de 2024 en Lausana. Tres abogados, una administradora de oficina y un posicionamiento claro: un bufete “boutique” especializado en derecho laboral, derecho de los negocios y nuevas tecnologías. La promesa del bufete se resume en una frase del Lic. Guillet:
“Deseamos ofrecer servicios a medida, manteniendo un contacto cercano con nuestros clientes”.
Al crear un bufete, también se elige su base. No solo las herramientas, sino los equipos que las harán funcionar en el día a día.
Antes de cofundar Proxima Legal, el Lic. Guillet ya ejercía en un bufete “boutique” digitalizado. Con un software de gestión de antigua generación e infraestructura de terceros, el entorno funcionaba, pero carecía de flexibilidad.
“Funcionaba, pero el software era muy poco flexible. Había poca automatización en los procesos”.
Es una observación que surge regularmente en nuestras conversaciones con los bufetes: la digitalización no se mide por la cantidad de herramientas, sino por su capacidad de pasar desapercibidas tras la labor del abogado.
“Cuando asumí la dirección de producto de ForenSys en 2023 y realicé mis primeras visitas a los bufetes, me llamó la atención una paradoja: la mayoría de los bufetes de la Suiza francófona ya están informatizados desde hace tiempo. Pero estar informatizado no es estar digitalizado. En un bufete verdaderamente digitalizado, la herramienta ya no se siente. El registro de horas (timesheet) se realiza sin pensar, el conflicto de intereses se verifica en dos clics, la factura de honorarios sale perfecta a la primera. Los documentos se archivan en el expediente correcto casi sin intervención manual. Esa es nuestra obsesión con el producto: reducir el número de pasos entre el abogado y su valor añadido”.
Al crear Proxima Legal, el Lic. Guillet sondeó el mercado. Tras su análisis, ForenSys resultó elegido, acompañado en paralelo por Assymba, socio de infraestructura TI en la Suiza francófona que gestiona el hardware, la red y la telefonía.
“Buscaba socios informáticos fiables. Desde hace algunos años, en los bufetes todo se ha digitalizado y escaneado. Por lo tanto, es necesario contar con alguien en quien se pueda confiar y que pueda apoyarnos en nuestro día a día”.
La confianza, en este contexto, no es un argumento de marketing: es una condición técnica. Un soporte que entiende por qué un registro de horas debe vincularse a un caso, por qué la búsqueda de conflictos de intereses debe ser instantánea y por qué una factura de honorarios debe incluir las descripciones correctas desde la primera edición; eso es lo que marca la diferencia entre un software que se usa y uno que se padece.
“Para mí, la proximidad no es un eslogan. Es lo que hace que un software suizo lo sea de verdad. Tener a nuestros equipos basados en la Suiza francófona y nuestro soporte a una llamada de distancia lo cambia todo: en cualquier momento, cuando un abogado nos describe un caso, sabemos inmediatamente de qué está hablando. No hace falta traducir el oficio, ni volver a explicar qué es una factura de honorarios, una búsqueda de conflictos o una lista de costas procesales. Es esta continuidad la que cultivamos desde hace más de 25 años con más de 600 bufetes de la región”.
Al iniciar, la migración de datos se realizó sin interrupciones. El Lic. Guillet pudo trabajar desde el primer día de Proxima Legal en los expedientes en curso, sin reorganizaciones molestas ni necesidad de volver a introducir datos.
En el día a día, tres usos destacan en su testimonio:
“La automatización del pago y cobro de facturas, junto con el acceso en tiempo real a la contabilidad, permite un ahorro de tiempo muy importante”.
A esto se suma la movilidad, que se ha convertido en un estándar de la profesión. En una audiencia, no tener que cargar con todo el expediente cambia la postura del abogado y acelera el acceso a la información en el momento en que más importa.
La digitalización no es una cuestión de tamaño. Un bufete de tres abogados puede estar más avanzado que una gran firma porque tomó decisiones estructurales al inicio. Por el contrario, un bufete establecido puede dar un paso significativo al cambiar su base tecnológica.
Tres lecciones que rescatar de la trayectoria de Proxima Legal:
La digitalización de un bufete depende menos de la sofisticación de las herramientas que de la calidad de los equipos que las respaldan. Para Proxima Legal, la elección de una base 100 % suiza, accesible y con acompañamiento cercano permitió un inicio sin contratiempos y un día a día más fluido. Es el desafío de cualquier bufete hoy en día, ya sea que esté comenzando o modernizando su estructura actual.
“Me gusta poder colaborar con socios locales y de confianza que conocen las particularidades de nuestra profesión”.
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