Die Digitalisierung einer Anwaltskanzlei ist nicht primär ein technisches Projekt. Es ist ein Projekt des Vertrauens – mit ihren Tools, mit ihren Partnern, mit denjenigen, die sie nutzen. Der Erfahrungsbericht von Rechtsanwalt Kevin Guillet, Gründungspartner von Proxima Legal in Lausanne, veranschaulicht, was eine Kanzlei wirklich erwartet, wenn sie ihre digitale Basis strukturiert – unabhängig von ihrer Grösse.
Proxima Legal hat am 1. September 2024 in Lausanne seine Türen geöffnet. Drei Anwälte, eine Office Managerin und eine klare Positionierung: eine „Boutique“-Kanzlei, spezialisiert auf Arbeitsrecht, Wirtschaftsrecht und neue Technologien. Das Versprechen der Kanzlei fasst Rechtsanwalt Guillet in einem Satz zusammen:
„Wir möchten massgeschneiderte Dienstleistungen anbieten und dabei einen engen Kontakt zu unseren Kunden pflegen.“
Wenn man seine Kanzlei gründet, wählt man auch seine Basis. Nicht nur die Tools, sondern auch die Teams, die sie täglich zum Leben erwecken.
Bevor er Proxima Legal mitbegründete, war Rechtsanwalt Guillet bereits in einer digitalisierten „Boutique“-Kanzlei tätig. Eine ältere Branchensoftware, eine Drittanbieter-Infrastruktur – die Umgebung funktionierte, aber ohne Flexibilität.
„Es funktionierte, aber die Software war sehr unflexibel. Es gab wenig Automatisierung in den Prozessen.“
Dies ist eine Beobachtung, die in unseren Gesprächen mit Kanzleien immer wieder auftaucht: Nicht die Menge der Tools misst die Digitalisierung, sondern ihre Fähigkeit, sich hinter der Arbeit des Anwalts zurückzuhalten.
„Als ich 2023 die Produktleitung von ForenSys übernahm und meine ersten Besuche bei Kanzleien machte, fiel mir ein Paradoxon auf: Die Mehrheit der Westschweizer Kanzleien ist seit langem informatisiert. Aber informatisiert ist nicht digitalisiert. Eine wirklich digitalisierte Kanzlei spürt das Tool nicht mehr. Die Zeiterfassung erfolgt gedankenlos, der Interessenkonflikt wird mit zwei Klicks überprüft, die Honorarnote ist bei der ersten Erstellung korrekt. Dokumente werden fast ohne manuelles Eingreifen dem richtigen Fall zugeordnet. Das ist unsere Produktbesessenheit: die Anzahl der Schritte zwischen dem Anwalt und seiner Wertschöpfung zu reduzieren.“
Bei der Gründung von Proxima Legal hat Rechtsanwalt Guillet den Markt sondiert. Am Ende seiner Analyse kam ForenSys zum Vorschein – parallel begleitet von Assymba, einem IT-Infrastrukturpartner in der Westschweiz, der die Hardware, das Netzwerk und die Telefonie verwaltet.
„Ich war auf der Suche nach zuverlässigen IT-Partnern. Seit einigen Jahren ist in den Kanzleien alles digitalisiert, alles wurde digitalisiert. Folglich braucht man jemanden, dem man vertrauen kann und der uns in unserem Alltag unterstützen kann.“
Vertrauen ist in diesem Kontext kein Marketingargument – es ist eine technische Bedingung. Ein Support, der versteht, warum ein Timesheet einem Fall zugeordnet werden muss, warum die Suche nach Interessenkonflikten sofort erfolgen muss, warum eine Honorarnote bei der ersten Erstellung die richtigen Bezeichnungen enthalten muss: Das ist der Unterschied zwischen einer genutzten und einer erduldeten Software.
„Für mich ist Nähe kein Slogan. Sie macht eine Schweizer Software wirklich schweizerisch. Unsere Teams in der Westschweiz und unser Support, der nur einen Anruf entfernt ist, ändern alles: Wann immer ein Anwalt uns einen Fall beschreibt, wissen wir sofort, wovon er spricht. Es ist nicht nötig, den Beruf zu übersetzen, nicht nötig, noch einmal zu erklären, was eine Honorarnote, eine Konfliktsuche oder eine Kostenliste ist. Es ist diese Kontinuität, die wir seit über 25 Jahren mit mehr als 600 Kanzleien in der Westschweiz pflegen.“
Bei der Inbetriebnahme erfolgte die Datenmigration reibungslos. Rechtsanwalt Guillet konnte vom ersten Tag von Proxima Legal an den laufenden Fällen arbeiten – ohne störende Neuorganisation, ohne erneute Eingabe.
Im Alltag kehren in seinem Bericht drei Anwendungen wieder:
„Die Automatisierung der Zahlung und des Inkassos von Rechnungen sowie der Echtzeitzugang zur Buchhaltung ermöglichen eine sehr erhebliche Zeitersparnis.“
Hinzu kommt die Mobilität, die zum Standard des Berufs geworden ist. Im Gerichtssaal nicht mehr den gesamten Aktenordner transportieren zu müssen, verändert die Haltung des Anwalts – und beschleunigt den Zugang zu Informationen, wenn es darauf ankommt.
Digitalisierung ist keine Frage der Grösse. Eine Kanzlei mit drei Anwälten kann fortschrittlicher sein als eine grosse Kanzlei – weil sie von Anfang an strukturbildende Entscheidungen getroffen hat. Umgekehrt kann eine etablierte Kanzlei einen bedeutenden Schritt nach vorne machen, indem sie ihre Basis ändert.
Drei Lehren aus dem Weg von Proxima Legal:
Die Digitalisierung einer Kanzlei hängt weniger von der Raffinesse der Tools ab als von der Qualität der Teams, die sie nutzen. Für Proxima Legal ermöglichte die Wahl einer 100 % Schweizer Basis, die zugänglich ist und eng begleitet wird, einen reibungslosen Start und einen flüssigeren Alltag. Das ist die Herausforderung für jede Kanzlei heute – ob sie neu startet oder ihr Bestehendes modernisiert.
„Ich schätze es, mit lokalen und vertrauenswürdigen Partnern zusammenarbeiten zu können, die die Besonderheiten unseres Berufs kennen.“
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