La digitalisation d’une étude d’avocats n’est pas d’abord un projet technique. C’est un projet de confiance — avec ses outils, avec ses partenaires, avec celles et ceux qui les portent. Le témoignage de Me Kevin Guillet, associé fondateur de Proxima Legal à Lausanne, illustre ce qu’une étude attend vraiment lorsqu’elle structure son socle numérique — quelle que soit sa taille.
Proxima Legal a ouvert ses portes le 1er septembre 2024 à Lausanne. Trois avocats, une office manager, et un positionnement clair : une étude “boutique” spécialisée en droit du travail, droit des affaires et nouvelles technologies. La promesse de l’étude tient en une phrase de Me Guillet :
« Nous souhaitons offrir des services sur mesure, tout en gardant un contact proche avec nos clients. »
Quand on crée son étude, on choisit aussi son socle. Pas seulement les outils, mais les équipes qui vont les faire vivre au quotidien.
Avant de cofonder Proxima Legal, Me Guillet exerçait déjà dans une étude “boutique” digitalisée. Logiciel métier d’ancienne génération, infrastructure tierce — l’environnement fonctionnait, mais sans souplesse.
« Cela fonctionnait, mais le logiciel était très peu flexible. Il y avait peu d'automatisation dans les processus. »
C’est un constat qui revient régulièrement dans nos échanges avec les études : ce n’est pas la quantité d’outils qui mesure la digitalisation, mais leur capacité à s’effacer derrière le métier de l’avocat.
« Quand j'ai pris la direction produit de ForenSys en 2023 et fait mes première visites chez les études, un paradoxe m'a frappé : la majorité des études romandes sont déjà informatisées depuis longtemps. Mais informatisé n'est pas digitalisé. Une étude véritablement digitalisée ne sent plus l'outil. Le timesheet se saisit sans y penser, le conflit d'intérêts se vérifie en deux clics, la note d'honoraires sort juste à la première édition. Les documents se classent à la bonne affaire -presque- sans intervention manuelle. C'est notre obsession produit : réduire le nombre de gestes entre l'avocat et sa valeur ajoutée. »
Lors de la création de Proxima Legal, Me Guillet a sondé le marché. Au terme de son analyse, ForenSys est ressorti — accompagné en parallèle par Assymba, partenaire d’infrastructure IT en Suisse romande qui gère la partie hardware, réseau et téléphonie.
« J'étais à la recherche de partenaires informatiques fiables. Depuis quelques années dans les études, tout s'est digitalisé, tout a été numérisé. Par conséquent, il faut avoir quelqu'un en qui on peut avoir confiance et qui puisse nous soutenir dans notre quotidien. »
La confiance, dans ce contexte, n’est pas un argument marketing — c’est une condition technique. Un support qui comprend pourquoi un timesheet doit s’attacher à une affaire, pourquoi la recherche de conflits d’intérêts doit être instantanée, pourquoi une note d’honoraires doit reprendre les bons libellés à la première édition : c’est ce qui fait la différence entre un logiciel utilisé et un logiciel subi.
« Pour moi, la proximité n'est pas un slogan. C'est ce qui fait qu'un logiciel suisse l'est vraiment. Avoir nos équipes basées en Suisse romande et notre support à portée d'appel change tout : à tout moment, lorsqu’un avocat nous décrit un cas, nous savons immédiatement de quoi il parle. Pas besoin de traduire le métier, pas besoin de réexpliquer ce qu'est une note d'honoraires, une recherche de conflits ou une liste de dépens. C'est cette continuité que nous cultivons depuis plus de 25 ans, avec plus de 600 études romandes. »
À la mise en route, la migration des données s’est faite sans rupture. Me Guillet a pu travailler dès le premier jour de Proxima Legal sur les dossiers en cours — sans réorganisation parasite, sans ressaisie.
Au quotidien, trois usages reviennent dans son témoignage :
« L'automatisation du paiement et de l'encaissement des factures, et le fait d'avoir un accès en temps réel à la comptabilité, permet un gain de temps très important. »
À cela s’ajoute la mobilité, devenue standard du métier. En audience, ne plus avoir à transporter tout le dossier change la posture de l’avocat — et accélère l’accès à l’information au moment où elle compte.
La digitalisation n’est pas une question de taille. Une étude de trois avocats peut être plus avancée qu’un grand cabinet — parce qu’elle a fait des choix structurants au démarrage. À l’inverse, une étude établie peut franchir une marche significative en changeant de socle.
Trois enseignements à retenir du parcours Proxima Legal :
La digitalisation d’une étude se joue moins sur la sophistication des outils que sur la qualité des équipes qui les portent. Pour Proxima Legal, le choix d’un socle 100% suisse, accessible et accompagné en proximité a permis un démarrage sans heurts et un quotidien plus fluide. C’est le défi de toute étude aujourd’hui — qu’elle se lance ou qu’elle modernise son existant.
« J'aime pouvoir collaborer avec des partenaires locaux et de confiance, qui connaissent les spécificités de notre métier. »
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